Pagar a proveedores parece simple hasta que la empresa crece. Con diez proveedores basta una planilla. Con cien, cada semana aparecen las mismas dudas: qué facturas faltan por aceptar, cuáles ya vencieron, a quién hay que pagarle realmente y si ese cargo del banco ya quedó cuadrado.

La información para responderlas existe, pero está repartida entre el SII, el banco y tu contabilidad. El problema no es la falta de datos. Es que nadie los tiene juntos. En esta guía revisamos el ciclo completo del pago a proveedores y cómo ordenarlo en un solo lugar.

Las preguntas que deberías poder responder en un minuto

• ¿Qué facturas me emitieron que todavía puedo aceptar o reclamar?

• ¿Cuánto debo, a quién y hace cuánto tiempo?

• ¿Alguna de esas facturas fue cedida a un factoring?

• ¿Cómo pago a muchos proveedores sin transferir uno por uno?

• ¿Ese pago ya está conciliado y contabilizado?

Si alguna te toma más de un minuto, este es el orden para resolverlas.

1. Antes de pagar: acepta o reclama la factura a tiempo

Cuando un proveedor te emite una factura, tienes 8 días corridos desde que la recibes para reclamarla en el SII. Si no lo haces, la ley la da por aceptada de forma irrevocable, estés de acuerdo o no con lo que dice.

En el SII estas facturas aparecen en el Registro de Compras y Ventas, en la sección de pendientes. En Clay las ves en Gestión de Proveedores, dentro de Pendientes de Aprobación, junto al resto de tu información de proveedores. Así revisas a tiempo lo que corresponde y reclamas lo que no.

Un punto importante: marcar una factura como rechazada en Clay no la rechaza en el SII. Por eso Clay distingue dos estados. “Rechazado (Manual)” indica que solo se marcó en Clay. “Rechazado (SII)” indica que el SII confirmó el rechazo. Para rechazarla formalmente, debes hacerlo en el SII. En el Centro de Ayuda está el paso a paso.

2. Prioriza con la antigüedad de la deuda

No es lo mismo deber $10.000.000 en una factura de ayer que $1.000.000 en una que lleva cinco meses olvidada. La segunda probablemente le está costando más a tu relación con ese proveedor.

Además, la ley de pago a 30 días (Ley 21.131) fija como regla general un plazo máximo de 30 días corridos desde la recepción de la factura. Pagar fuera de ese plazo puede generar intereses por mora.

El Panel de Proveedores de Clay muestra cuánto debes y cómo esa deuda envejece en el tiempo, por proveedor y por categoría. Incluye facturas y boletas de honorarios, que Clay trae directamente desde el SII. Desde la exportación también puedes descargar los PDF de tus boletas de honorarios en un solo archivo.

3. Revisa si la factura fue cedida antes de pagar

Muchos proveedores venden sus facturas a un factoring para no esperar el pago. Es una decisión de ellos, pero te afecta a ti. Cuando la cesión queda anotada en el registro del SII, se entiende notificada y debes pagarle a quien compró la factura, no a tu proveedor. Si le pagas al proveedor por error, el factoring igual puede cobrarte.

Clay muestra qué facturas de tus proveedores fueron cedidas y a quién. Esa información también sirve para negociar. Si varios proveedores ceden facturas con frecuencia, acelerar la aceptación o adelantar algunos pagos puede mejorar la relación con ellos.

4. Paga en lote con nóminas de pago

Transferir proveedor por proveedor consume tiempo y abre espacio a errores. Con Pago de Nóminas armas en Clay un lote con las facturas y boletas que quieres pagar, usando los datos bancarios de tus proveedores ya guardados en Destinatarios. Luego cargas esa nómina en tu banco para pagar todo de una vez.

Hoy puedes armar nóminas en Clay para BCI (incluido BCI 360 Connect), Santander, Security, Banco de Chile, Itaú y BICE.

¿Quieres dejar de pagar proveedor por proveedor? Las nóminas de pago son parte de la gestión de proveedores de nuestro software de gestión financiera, y puedes probarlo gratis.

5. Concilia y contabiliza sin volver a digitar

En la cartola, una nómina suele aparecer como un solo cargo por el total. Cuadrar ese monto contra cada factura a mano es justo el trabajo que conviene evitar. Cuando la nómina se armó en Clay, el motor de conciliación bancaria reconoce el pago y propone el match con cada documento incluido.

El último paso es la contabilidad. Clay sugiere con IA la cuenta contable y el centro de costo de cada proveedor, y tú apruebas o corriges. Si cambias una categorización, puedes aplicarla hacia atrás en los documentos del año en curso, sin tocar los meses cerrados. Te contamos más en este artículo sobre categorización automática.

Pregunta por tus proveedores desde Claude o ChatGPT

Con el MCP de Clay puedes consultar esta misma información conversando con tu asistente de IA. Por ejemplo: “¿Qué facturas de proveedores tengo pendientes de aceptar esta semana?”, “¿A qué proveedores les debo hace más de 60 días?” o “¿Qué facturas que me emitieron fueron cedidas este mes?”.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto plazo tengo para reclamar una factura de un proveedor?

Tienes 8 días corridos desde que la recibes. Si no la reclamas en el SII dentro de ese plazo, la factura se entiende aceptada de forma irrevocable.

¿En cuántos días debo pagar una factura a un proveedor?

La Ley 21.131 establece como regla general un plazo máximo de 30 días corridos desde la recepción de la factura. Si pagas después, el proveedor puede cobrar intereses por mora.

¿Qué pasa si pago una factura que el proveedor cedió a un factoring?

Si la cesión ya está anotada en el registro del SII, debes pagarle al factoring. Si le pagas al proveedor, el factoring puede cobrarte igual y tendrás que recuperar ese dinero con el proveedor.

¿Rechazar una factura en Clay la rechaza en el SII?

No. Marcarla como rechazada en Clay sirve para tu control interno, pero el rechazo formal se hace en el SII. Clay muestra si el rechazo fue solo manual o si el SII ya lo confirmó.

Ordena el pago a proveedores en un solo lugar

Cumplir la promesa de pago sigue siendo la base de una buena relación con tus proveedores. La diferencia es que hoy no necesitas cinco pestañas abiertas para lograrlo.

Si quieres verlo en acción, el 21 de octubre hacemos la capacitación abierta Gestión de proveedores en Clay: nóminas, conciliación y reportes. Y si aún no usas Clay, conoce nuestro software de gestión financiera y pruébalo gratis.