Si llevas el activo fijo de tu empresa en una planilla aparte, conoces la rutina: en cada cierre hay que actualizar la depreciación, aplicar el factor de corrección monetaria y después tipear el asiento en la contabilidad. Basta una fecha mal puesta o una fila sin actualizar para que el balance deje de cuadrar.

Con el nuevo módulo de Gestión de Activo Fijo de Clay, tus activos dejan de vivir en un Excel y pasan a estar dentro de tu contabilidad. Clay calcula la depreciación y la corrección monetaria de cada bien y te deja el asiento listo para revisar.

¿Qué es el activo fijo y por qué hay que gestionarlo?

El activo fijo, también llamado activo inmovilizado, son los bienes físicos que tu empresa usa para operar durante más de un año y que no se compra para revender: vehículos, maquinaria, computadores, mobiliario, construcciones o terrenos.

Gestionarlo es llevar el registro de cada bien desde que se compra hasta que se vende o se da de baja, con dos cálculos siempre al día:

• Depreciación: reconoce el desgaste del bien a lo largo de su vida útil. El SII fija una tabla de vida útil por tipo de bien, y la Ley sobre Impuesto a la Renta permite deducir como gasto una cuota anual de depreciación (artículo 31 N°5).

• Corrección monetaria: actualiza el valor del activo y de su depreciación acumulada según la variación del IPC, con los factores que publica el SII (artículo 41 de la misma ley).

Los terrenos forman parte del activo fijo, pero no se deprecian.

Depreciación normal, acelerada y financiera: ¿en qué se diferencian?

Un mismo activo puede depreciarse de tres formas, y muchas empresas necesitan llevar más de una a la vez:

• Normal: usa la vida útil que fija el SII para cada tipo de bien.

• Acelerada: reduce esa vida útil a un tercio. Solo aplica a bienes adquiridos nuevos o internados, y no se puede usar en bienes cuya vida útil total sea inferior a tres años.

• Financiera: usa la vida útil que tu empresa estima según el uso real del bien y se refleja en tus estados financieros.

En una planilla, llevar la mirada tributaria y la financiera en paralelo significa duplicar columnas y fórmulas. Si quieres profundizar, revisa en qué se diferencia la contabilidad tributaria de la financiera. En Clay ves el mismo activo en tres vistas: Tributaria Normal, Tributaria Acelerada y Financiera.

El problema: la última planilla que queda fuera del cierre

En muchas empresas, el activo fijo es lo único que todavía se lleva fuera del sistema contable. Y eso tiene un costo:

• Doble trabajo: el contador calcula en la planilla y después vuelve a tipear el asiento en la contabilidad.

• Fechas que se pasan: un activo que se activó a mitad de mes o una baja que no se registró a tiempo descuadran la depreciación de todo el período.

• Sin trazabilidad: la planilla no muestra de qué factura de compra viene cada bien.

• Riesgo en el balance: si la planilla y la contabilidad no coinciden, el error aparece justo cuando el banco o un inversionista pide los estados financieros.

Por eso la gestión de activo fijo fue una de las funcionalidades contables que más nos pidieron nuestros clientes.

Cómo funciona la gestión de activo fijo en Clay

El módulo está en el menú principal de Clay, en Gestión de activo fijo. Funciona en cinco pasos:

1. Configura tus categorías una sola vez. Eliges las categorías que usa tu empresa, basadas en las del SII y con su vida útil, y asignas a cada una sus cuentas: activo fijo, depreciación, depreciación acumulada y corrección monetaria. Si tienes muchas categorías, puedes aplicar las cuentas de forma masiva con la regla general.

2. Carga tus activos como te acomode. Desde la factura de compra que ya está en Clay (el proveedor y el valor neto se completan solos), importando un Excel con todos tus activos, incluidos los saldos de apertura de los bienes que ya tenías, o creándolos a mano.

3. Revisa tu Libro de Activo Fijo. Ves cada activo con sus datos de adquisición, su valor actualizado, la depreciación acumulada y la del ejercicio. Puedes buscar un activo por N° de inventario, descripción, proveedor, RUT o folio, filtrar los vigentes, pendientes o dados de baja, y descargar el libro en Excel con las tres vistas.

4. Cierra el período con un clic. Al cerrar el mes, el trimestre o el año, Clay calcula la depreciación y la corrección monetaria de todos tus activos juntos, sin duplicar lo que ya contabilizaste, y abre el borrador del asiento con la glosa, las cuentas y los montos. Solo lo revisas y lo guardas.

5. Registra ventas y bajas. Indicas si el activo se vende o se da de baja por desuso u otra causa, confirmas la cuenta y Clay genera el asiento. Desde ahí, el activo deja de depreciarse.

Tres reglas que conviene tener a mano

• Inicio de la depreciación: si el activo se activa entre el día 1 y el 14 del mes, se deprecia ese mismo mes; si se activa del día 15 en adelante, la depreciación parte el mes siguiente.

• Meses cerrados: un período ya cerrado no se modifica, así tu contabilidad no cambia a tus espaldas.

• Método de depreciación: queda fijo desde el primer asiento del activo. Para cambiarlo, hay que eliminar los asientos anteriores.

Tus activos fijos, también desde tu chat con IA

La inteligencia artificial de Clay también llega al activo fijo. Con el MCP de Clay, que conecta tu cuenta con Claude o ChatGPT, puedes consultar el libro de activo fijo de una empresa conversando: la lista de activos con su ficha, la depreciación, la corrección monetaria y el valor libro del período en sus tres vistas, y la tabla de vida útil del SII. También puedes crear y editar activos, y traerlos desde otro sistema con su fecha de última depreciación. Contabilizar la depreciación y registrar bajas o ventas se sigue haciendo en la app.

Por ejemplo: «¿Cuál es el valor libro de mis activos fijos a septiembre?».

Y el resto de tu contabilidad sigue el mismo camino: Cassius, nuestro robot contable, sugiere los matches entre tus movimientos bancarios y tus documentos y genera sus asientos, mientras Grac.IA, nuestro asistente con IA, sugiere la categorización de clientes y proveedores. Si todavía no lo usas, revisa cómo integrar Claude con Clay.

¿Para quién es el módulo de activo fijo?

La gestión de activo fijo viene incluida en el Plan Pro de Clay, sin costo adicional, para las empresas que llevan su contabilidad en Clay. Es parte de nuestro software contable y financiero y sirve especialmente si:

• Eres una asesora contable y llevas el activo fijo de varias empresas clientes, cada una con su propia planilla.

• Tu empresa de servicios tiene notebooks, celulares, mobiliario o habilitación de oficinas que depreciar.

• Tu comercializadora opera con camionetas o camiones de reparto, grúas horquilla, racks o bodegas, y necesita un balance cuadrado para presentarlo al banco.
  
  

Preguntas frecuentes sobre la gestión de activo fijo

¿Qué es el libro de activo fijo?

Es el registro de todos los bienes del activo fijo de una empresa, con sus datos de adquisición, su valor actualizado, su depreciación acumulada y la depreciación del ejercicio. En Clay se arma solo a medida que cargas tus activos y se puede descargar en Excel.

¿Cómo se calcula la depreciación de un activo fijo en Clay?

Clay usa la vida útil que fija el SII para la categoría del bien y calcula la depreciación mes a mes, en sus vistas tributaria normal, tributaria acelerada y financiera. La depreciación parte el mismo mes si el activo se activa entre el día 1 y el 14, y el mes siguiente si se activa del 15 en adelante.

¿Clay calcula la corrección monetaria del activo fijo?

Sí. Clay actualiza el valor de cada activo y de su depreciación acumulada con los factores del SII, y al cerrar el período te deja el asiento de corrección monetaria listo para revisar.

¿Puedo importar mis activos fijos desde Excel?

Sí. Puedes descargar el archivo de ejemplo, completar tus activos con sus saldos de apertura y subirlo. También puedes crearlos desde una factura de compra o a mano.

¿En qué plan de Clay está la gestión de activo fijo?

Viene incluida en el Plan Pro, sin costo adicional, para las empresas que llevan su contabilidad en Clay.

Tus activos, dentro de tu contabilidad

Cuando el activo fijo vive en la misma plataforma que tus bancos, tus documentos del SII y tus asientos, el cierre deja de depender de una planilla aparte. Seguimos sumando mejoras al módulo, como el nuevo buscador del libro. Si quieres ver el paso a paso, revisa la guía del módulo de Gestión de Activo Fijo.

Agenda una demo y conoce cómo funciona el cierre contable con el activo fijo incluido.