Tus cuentas por pagar pesan tanto en tu caja como lo que vendes. Si pagas antes de tiempo, inmovilizas plata que podrías usar en otra cosa. Si pagas tarde, la ley te cobra intereses y una comisión. Y si pagas sin el respaldo correcto, puedes perder el crédito fiscal de esa factura.

Son lo que le debes a tus proveedores por lo que ya recibiste, y ordenarlas no es solo una tarea administrativa: es una de las palancas más directas que tienes para cuidar la liquidez de tu empresa. En este artículo te explicamos qué plazos fija la ley, cómo ordenar tus pagos, cómo cruzarlos con lo que vas a cobrar y cómo pagar sin perder crédito fiscal.

¿Cuál es el plazo para pagar una factura? La Ley de pago a 30 días

En Chile, las facturas se pagan en un máximo de 30 días corridos desde que las recibes. Lo establece la Ley 21.131, conocida como Ley de pago a 30 días, que modificó la Ley 19.983 sobre facturas.

Solo en casos excepcionales puedes acordar con un proveedor un plazo mayor. Para que ese acuerdo sea válido tiene que constar por escrito, estar firmado por ambas partes, no ser abusivo para el proveedor e inscribirse en el registro del Ministerio de Economía dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si falta alguno de esos requisitos, rige el plazo de 30 días.

Si pagas fuera de plazo, la factura empieza a generar intereses desde el primer día de mora. Además, la ley fija una comisión por recuperación de pagos equivalente al 1% del saldo adeudado.

En la práctica, esto significa que cada factura de proveedor tiene una fecha límite que no depende de cuándo te acuerdes de pagarla, sino de cuándo la recibiste.

Cómo ordenar tus cuentas por pagar

Un buen proceso de cuentas por pagar tiene cinco pasos. Ninguno es complejo, pero si uno falla, el desorden se acumula mes a mes.

1. Revisa cada factura apenas llega. Compárala con la orden de compra y con lo que efectivamente recibiste. Si no corresponde, recuerda que solo tienes ocho días corridos desde su recepción para reclamarla ante el SII.

2. Revisa a los proveedores nuevos antes del primer pago. Confirma que la empresa exista y opere, y que la cuenta de destino esté a su nombre. Conviene conocer las señales de un proveedor fantasma antes de transferir.

3. Programa los pagos por vencimiento, no por orden de llegada. Cada factura tiene como límite 30 días desde su recepción. Pagar cerca de esa fecha, sin pasarte, te deja la plata más tiempo en caja.

4. Agrupa los pagos en nóminas. Pagar en lotes, en días fijos, reduce errores y te da una foto clara de cuánto sale cada semana.

5. Concilia cada pago con su factura. Es la única forma de saber con certeza qué está pagado, qué sigue pendiente y qué no cuadra.

Cuentas por pagar y flujo de caja

Pagar a tiempo no significa pagar todo apenas llega. La pregunta útil cada semana es otra: qué tienes que pagar, qué vas a cobrar y cuánto te queda en caja después de ambas cosas.

Cruzar tus cuentas por pagar con tus cuentas por cobrar te permite ver con anticipación las semanas en que van a salir más pagos de los que van a entrar. Con esa información puedes priorizar a los proveedores críticos, acelerar la cobranza de los clientes atrasados o, si de verdad lo necesitas, acordar con un proveedor un plazo excepcional por escrito e inscrito, en vez de pagar tarde y asumir intereses.

Hay un indicador que conviene mirar todos los meses: tus días promedio de cobro frente a tus días promedio de pago. Si tus clientes te pagan a 45 días y tú pagas a tus proveedores a 30, durante dos semanas estás financiando a tus clientes con tu propia caja. Proyectar tu flujo de caja con ambas cifras te deja ver ese descalce antes de que se convierta en un problema.

Cómo pagar a proveedores para proteger tu crédito fiscal

La forma en que pagas una factura también define si conservas su crédito fiscal. El artículo 23 N°5 de la Ley del IVA establece que no dan derecho a crédito los impuestos de facturas falsas o no fidedignas, aunque tú no lo supieras al recibirlas.

La misma norma te protege si pagaste de la forma correcta. Conservas el crédito fiscal cuando el pago cumple dos condiciones:

1. Lo hiciste con transferencia electrónica, cheque nominativo o vale vista nominativo a nombre del emisor de la factura, desde la cuenta corriente bancaria de tu empresa.

2. Quedó registrado en el pago el RUT del emisor y el número de la factura.

Si la factura es objetada después de pagada, tienes que acreditar ese pago ante el SII. Por eso los pagos en efectivo o a cuentas de terceros son un riesgo: te dejan sin esa protección.

Cómo controlar tus cuentas por pagar con la conciliación bancaria

Conciliar es cruzar lo que dice el SII con lo que pasó en tu banco. En cuentas por pagar, ese cruce te dice exactamente cuánto debes, a quién y desde cuándo, y deja a la vista lo que no cuadra:

1. Facturas recibidas sin pago. Algunas son deuda pendiente que hay que programar. Otras pueden ser errores o documentos que nunca debieron entrar a tu Registro de Compras.

2. Pagos sin factura. Salió plata de tu cuenta y no hay un documento que la respalde.

3. Pagos a un RUT distinto del emisor. El dinero llegó a alguien que no es quien facturó, y ese pago no cumple las condiciones que protegen tu crédito fiscal.

4. Facturas reclamadas ante el SII que aun así aparecen pagadas o contabilizadas.

El problema es el volumen. Con cientos de facturas al mes, hacer este cruce a mano en Excel es justamente donde se pasan vencimientos y se cuelan los errores.

Cómo lo resuelve Clay

Clay conecta tus bancos y el SII y se actualiza automáticamente cada seis horas. Cada factura de proveedor entra sola a tus cuentas por pagar, con su fecha de recepción y su monto, sin digitar nada.

Desde ahí ves cuánto debes y a quién, armas nóminas de pago con las facturas que quieres pagar y revisas el promedio de días de pago de cada cliente y de cada proveedor, para comparar cuánto tardas en cobrar con cuánto tardas en pagar. Cuando el pago sale del banco, la conciliación bancaria lo amarra a su factura, aunque pagues desde distintas cuentas y bancos, y las que quedan sin match aparecen separadas del resto.

Como Clay tiene en un solo lugar lo que debes y lo que te deben, el flujo de caja proyectado te muestra qué semanas vienen apretadas antes de que lleguen. Y si eres una asesora contable, ves las cuentas por pagar de todas las empresas que administras desde el mismo panel, porque todos los planes incluyen multi-empresa y multi-usuario sin costo adicional.

Tu contador ve la misma información que tú, en el mismo lugar. Y cada factura queda vinculada al pago con que la saldaste, que es justo lo que necesitas acreditar si el SII llega a objetarla.

Conoce cómo Clay ordena tus pagos a proveedores.

Preguntas frecuentes sobre cuentas por pagar

¿Qué son las cuentas por pagar?

Son las deudas de una empresa con sus proveedores por bienes o servicios ya recibidos y que todavía no paga. Nacen con cada factura de compra a plazo.

¿Cómo se gestionan las cuentas por pagar?

Revisando cada factura apenas llega, validando a los proveedores nuevos, programando los pagos según su vencimiento, pagando en nóminas y conciliando cada pago con su factura. Cruzar esa información con lo que vas a cobrar te permite anticipar las semanas con menos caja.

¿Cuál es el plazo legal para pagar una factura en Chile?

Treinta días corridos desde su recepción, según la Ley 21.131. Un plazo mayor solo es válido si se acuerda por escrito, no es abusivo y se inscribe en el registro del Ministerio de Economía.

¿Qué pasa si pago una factura después de 30 días?

La factura genera intereses desde el primer día de mora y la ley agrega una comisión por recuperación de pagos equivalente al 1% del saldo adeudado.

¿Cómo debo pagar a un proveedor para proteger mi crédito fiscal?

Con transferencia electrónica, cheque nominativo o vale vista nominativo a nombre del emisor, desde la cuenta corriente de tu empresa, dejando registrados su RUT y el número de factura.