Columna de Paola Piñero, líder técnico en Clay

Como encargado de las finanzas de una empresa, una de las preguntas que siempre vuelve es: ¿tenemos toda la información cargada para que los reportes sean confiables? ¿Están todos los movimientos bancarios? ¿Todas las facturas? ¿Las boletas de honorarios?

En Clay, nuestra promesa es simple pero exigente: respaldamos los datos desde sus fuentes de verdad. No basta con transferirlos de un punto a otro; debemos asegurarnos de que representen la realidad. Y cuando se trata de bancos, esto es particularmente complejo.

El desafío de los bancos "vivos"

Los bancos tienen cartolas "calientes" y "frías". Las primeras son las del día: cambian constantemente. Un cheque puede aparecer agrupado y luego desagregado, un pago rechazado puede mostrarse y desaparecer, un identificador de quien transfiere puede llegar tarde. Por eso, para asegurar que todo cuadre, necesitamos volver una y otra vez sobre las cartolas históricas: los registros completos y definitivos de cada cuenta.

El trabajo que no se ve, pero sostiene todo

En Clay hay procesos invisibles que sostienen todo lo demás. Uno de ellos son los históricos bancarios: la revisión y consolidación de toda la información de meses anteriores —cartolas, movimientos y balances pasados—. Este proceso garantiza que, cuando llegue el cierre contable, los saldos reflejen la realidad.

Procesar históricos no es un clic automático.

Cada mes revisamos miles de cuentas bancarias con comportamientos distintos. Algunos bancos publican sus cartolas apenas inicia el mes; otros lo hacen gradualmente. Procesar demasiado pronto implica datos incompletos. Hacerlo tarde, retrasos para el cliente. La clave está en detectar cuándo los datos están realmente listos. A la vez, corremos validaciones en paralelo: excepciones, errores, tiempos, coherencias. Cada paso se revisa para que lo que ves en Clay sea exactamente lo que muestra tu banco.

De la reacción al control

Hace algunos meses, nuestro proceso de históricos, aunque automatizado, carecía de inteligencia y seguimiento. Ejecutábamos todo el primer día del mes, sin distinguir entre bancos o cuentas. El resultado: datos faltantes, balances que no coincidían y un equipo corriendo detrás de los errores.

Era un enfoque reactivo. Decidimos cambiarlo.

Primero, analizamos a fondo los patrones de cada banco. Luego, creamos reportes de monitoreo y diseñamos una priorización dinámica: procesamos primero las cuentas que sabemos que ya están listas, y esperamos con las demás hasta tener confirmación de completitud. También resolvimos errores de extracción y fortalecimos los controles.

El impacto fue inmediato: procesos más eficientes, flexibles y visibles. Y los clientes lo notaron:

"Estamos muy felices de cómo funcionó el proceso de históricos bancarios este mes. Tenemos todas nuestras cuentas cuadradas y la información lista al segundo día hábil del mes."

Lo que viene

Aun con los avances, seguimos evolucionando. Nuestro objetivo es que el proceso sea inteligente y predictivo: que aprenda los patrones de cada banco, reconozca cuándo las cartolas bancarias están listas y se adapte automáticamente.

Queremos que la tecnología anticipe lo que hoy requiere validación manual. También fortalecemos los reportes de cuadratura, que comparan saldos diarios con movimientos, confirmando que todo en Clay refleje la realidad financiera de cada empresa.

En resumen: buscamos que Clay procese los históricos con la misma precisión con la que un manager financiero revisa sus cierres. Porque detrás de cada conciliación bancaria hay personas y tecnología trabajando para que todo cuadre. Y cuando todo cuadra, el futuro financiero de tu empresa también se ordena.

Por Paola Piñero, líder técnico en Clay