Columna de Paola Piñero, líder técnico en Clay

En Clay hay procesos que no se ven, pero que son los que sostienen todo lo demás. Son los que garantizan que los números cuadren, que las conciliaciones sean precisas y que la confianza en la plataforma se mantenga. Uno de esos procesos —tan invisible como esencial— son los históricos bancarios.

Cuando hablamos de históricos, nos referimos a toda la información bancaria de meses anteriores: cartolas completas, movimientos bancarios y los balances del pasado.

No se trata solo de ver el saldo de hoy, sino de asegurarse de que cada cifra tenga su respaldo y que, cuando llegue el momento de cerrar el año, las conciliaciones bancarias estén completas y los saldos cuadren. Sin este proceso, las conciliaciones podrían quedar incompletas y los balances no reflejarían la realidad.

Procesar históricos requiere mucho más que apretar un botón. Cada mes revisamos miles de cuentas bancarias de distintos bancos, cada uno con sus propios tiempos, formatos y particularidades. Algunos bancos y cuentas publican sus cartolas completas apenas inicia el mes, otros lo hacen de forma progresiva.

A veces damos por sentado que todo aparece solo en Clay, pero detrás de cada actualización hay decisiones, validaciones y personas que cuidan cada detalle.

Por eso, gran parte del trabajo está en detectar cuándo los datos están realmente listos para ser procesados. Si lo hacemos antes de tiempo, corremos el riesgo de traer información incompleta, si lo hacemos tarde, el cliente ve retrasos en la información que se muestra.

Además, hay muchas validaciones en paralelo: revisar excepciones, corregir errores, ajustar tiempos y asegurarnos de que lo que procesamos refleje exactamente lo que el banco muestra.

Es un proceso que combina automatización y criterio humano. Cada decisión, como el qué procesar, cuándo hacerlo y cómo priorizarlo tiene un impacto directo en la calidad de la información que ve el cliente.

De dónde venimos y dónde estamos hoy

Hace unos meses, gran parte del trabajo de históricos bancarios, aunque era automatizado, no era inteligente, no tenía seguimiento ni una lógica definida. A comienzos de año, los históricos se ejecutaban el primer día de cada mes sin importar banco ni cuenta; se procesaban todos durante los primeros tres días y con eso se daba por cerrado el proceso. Pero eso no aseguraba que todas las cuentas estuvieran cuadradas.

En ese momento teníamos muchos reportes de clientes que indicaban que les faltaban movimientos, que algunos se eliminaban por no estar en las cartolas bancarias, o que el balance final no coincidía. Éramos reactivos: resolvíamos los casos cuando llegaban, sin una visión clara de qué tan completo estaba realmente el proceso ni por qué sucedían estos errores.

Luego entendimos que no todos los bancos ni todas las cuentas tienen sus cartolas bancarias disponibles el primer día. Decidimos entonces empezar a correr los históricos después de la primera semana del mes.

Eso ayudó, pero no fue suficiente: para muchos clientes, esperar significaba quedarse varios días sin información actualizada.

Después de esos aprendizajes, y tras analizar a fondo lo que estaba ocurriendo, cambiamos el enfoque, creamos reportes de monitoreo, empezamos a priorizar cuentas según la disponibilidad real de sus cartolas y dejamos de tratar a todos los bancos y cuentas por igual, además resolvimos muchos errores de extracción de data que fuimos viendo en el camino.

Hoy procesamos primero aquellas cuentas que sabemos que están listas, y esperamos unos días más con las que requieren tiempo adicional. Este cambio hizo que el proceso de históricos sea mucho más eficiente, flexible y visible, y nuestros clientes lo han notado.

Como nos menciona un cliente:

"Estamos muy felices de cómo funciono todo el proceso de históricos bancarios este mes! tenemos todas nuestras cuentas cuadradas. Estamos tranquilos que el segundo día hábil del mes esto esté disponible"

El futuro en el que seguimos trabajando

Aunque el avance ha sido enorme, seguimos trabajando para que el proceso sea cada vez más inteligente y predictivo: que aprenda de los patrones de cada banco, reconozca cuándo las cartolas bancarias están realmente listas y se adapte automáticamente sin necesidad de ajustes. Porque sí, todavía tenemos casos en los que nos equivocamos; no somos perfectos, pero tratamos de ser lo mejor posible.

También estamos fortaleciendo los reportes de cuadraturas de cuentas, que nos permiten verificar que los saldos diarios coincidan con los movimientos registrados. Es una manera de confirmar que la información que tenemos en Clay es correcta y coherente

Nuestro objetivo es claro: que Clay procese los históricos con la misma precisión con la que un cliente revisa sus cierres, asegurando que cada movimiento tenga respaldo y que los balances reflejen la realidad de la empresa.

Porque al final, los históricos no son solo un proceso técnico, son el trabajo invisible que garantiza que, cuando llegue el cierre, todo cuadre.

A medida que se acerca fin de año, este proceso cobra aún más relevancia.

Para mí, los históricos bancarios son el mejor ejemplo de cómo la tecnología y las personas se complementan. Son un trabajo invisible, pero que representa lo que somos en Clay: obsesivos por la precisión y por hacer que, al final del día, todo cuadre.

Por Paola Piñero, líder técnico en Clay