De información dispersa a una gestión integrada

En un estudio de abogados, un gasto casi nunca es simple. Una boleta puede salir a nombre del estudio, de un cliente, o de un abogado en particular. Un procurador paga un trámite y después hay que rastrear a quién corresponde esa devolución. Y cuando algo no cuadra, alguien tiene que darse cuenta.

Ried Fabres, estudio jurídico con oficinas en Santiago y Puerto Varas, vivía esa complejidad todos los meses. Se generan muchos gastos y muchas boletas de honorarios de notarías, y distribuirlos era más complejo de lo que parece: no siempre salían a nombre del estudio, sino de un cliente o de un abogado en particular.

El desafío: trazabilidad, acceso y tiempo

Revisar correos, cruzar información y hacer la conciliación a mano eran parte del día a día. Como todo estudio con distintas razones sociales, consolidar la información entre entidades era otro punto que tomaba tiempo, un ejercicio que podía tomar uno o dos días.

Además, la administración financiera estaba en manos de un contador externo. Para los socios, acceder a su propia información era, en la práctica, difícil.

Primer paso: ordenar y automatizar la información financiera

Lo primero que resolvió Clay fue la trazabilidad de cada gasto. Hoy, cuando se registra un egreso y algo no coincide (el RUT del documento, el monto reembolsado, el nombre a quien corresponde), el sistema lo marca de inmediato. Antes ese error podía quedar sin detectarse. Hoy se corrige en el momento.

La conciliación bancaria también cambió. Cassius, la función de Clay que propone los asientos contables según reglas que el propio equipo configura, resuelve una parte importante de ese trabajo. Separar las facturas entre ingresos y gastos, y clasificarlas, antes había que hacerlo digitando a mano. Hoy el sistema lo propone directamente.

También cambió algo más silencioso pero igual de importante: la posibilidad de ver el gasto por categoría, mes a mes. Cuánto se gasta en servicios profesionales, cuánto en promoción y marketing, y cómo evoluciona cada línea, directamente en la plataforma.

Y hay algo propio del rubro que Clay también resolvió: los gastos que un estudio incurre en nombre de un cliente y que después hay que cobrarle. Con la conciliación, ese gasto se puede identificar como tal desde el momento en que se registra, y seguirle la pista hasta que se recupera.

Eso también cambia cómo se lee la información. En lugar de mostrar solo categorías contables, Clay permite ver el gasto organizado por cliente y por caso, que es como un estudio jurídico piensa naturalmente su operación día a día.

Un modelo poco común en el mundo legal

Hay un detalle particular en cómo Ried Fabres organizó esto. En la mayoría de los estudios de abogados, la contabilidad está externalizada y el contador trabaja sobre su propio sistema: el estudio depende de que ese tercero le entregue la información cuando la necesita. Ried Fabres hizo algo distinto. Externalizó la ejecución contable, pero no el software: la cuenta de Clay es del estudio, y es el contador externo quien entra a trabajar ahí, no al revés. Así, la información financiera nunca deja de estar en manos del estudio, sin importar quién la esté registrando ese mes.

Segundo paso: transformar los datos en información de gestión

Esa misma independencia fue lo que permitió dar un paso más. Ried Fabres trabaja también con Linneberg Iriarte Consulting (LyI), consultora especializada en gestión estratégica de estudios jurídicos. LyI tiene su propio panel de gestión, el Panel LyI, donde mide la operación completa del estudio: horas trabajadas, facturación, cobranza, realización, y otros indicadores de desempeño propios del rubro legal. A través de la API de Clay, conectaron ahí la información financiera de Ried Fabres (estado de resultado, balance) para verla junto con el resto.

La diferencia no es menor. Clay ordena y hace trazable la base financiera del estudio. El Panel LyI la conecta con el resto de la operación, para que los socios vean el desempeño completo de Ried Fabres en un solo lugar, no solo sus números contables por separado.

Del reporte a la gestión

Para los socios, el cambio fue directo. Hoy revisan el estado de resultado y comparan mes a mes cómo evoluciona la rentabilidad del estudio. Nicole Linneberg, Socia de Linneberg Iriarte Consulting, lo resume así: "Hoy día ellos entran y miran un gasto y saben el detalle del gasto, se pueden independizar bastante con todo lo que es la información."

El cambio no termina en tener el reporte a mano. Al llegar la información ya estructurada entre Clay y el Panel LyI, el tiempo que antes se iba en construir el reporte queda libre para analizarlo.

El resultado: menos trabajo manual y mejor información

El cambio se puede medir en tiempo. Antes, un proceso así tomaba una semana completa. Hoy, según Nelly Gómez Brandago, de Administración y Finanzas de Ried Fabres, toma "la mitad del tiempo, o menos de la mitad, un cuarto del tiempo" en los casos más simples. Lo que antes era uno o dos días de trabajo manual para consolidar información entre entidades, hoy es automático.

Tecnología y gestión: dos capas de una misma solución

La experiencia de Ried Fabres muestra que incorporar tecnología no es solo reemplazar procesos manuales. Clay ordenó y dio trazabilidad a la información financiera del estudio. El Panel LyI la conectó con el resto de la operación. El resultado es un estudio que mantiene el control de sus propios datos, trabaja con especialistas externos, y cuenta con mejores herramientas para dirigir la oficina.

No se trata de tener más información. Se trata de tener la información correcta, conectarla y usarla para gestionar mejor.

Para otros estudios jurídicos

La historia de Ried Fabres no es sobre un software que hizo magia. Es sobre un estudio que dejó de depender de terceros para ver su propia información, que ordenó algo tan cotidiano como una boleta mal emitida, y que les devolvió a los socios la capacidad de mirar sus números sin intermediarios.

Si tu estudio todavía consolida información entre razones sociales a mano, o si tus socios todavía tienen que preguntar para saber en qué se gastó, esta es la conversación que vale la pena tener.

Así lo resumen quienes lo viven todos los días, desde dos lugares distintos del mismo estudio:

"Que le simplifica la vida." — Nelly Gómez Brandago, Administración y Finanzas, Ried Fabres.

"Les va a mejorar la eficiencia, les va a mejorar también la operación del día a día, y les va a ayudar a hacer sus reportes más fácil.Clay nos cambió la vida. " — Nicole Linneberg, Socia, Linneberg Iriarte Consulting.

Conoce Clay

Ried Fabres encontró en Clay la base financiera que le faltaba, y en LyI la forma de conectarla con el resto de su operación. Si tu estudio jurídico todavía maneja las finanzas boleta por boleta, o si tus socios siguen esperando un reporte para saber cómo va el negocio, puedes conocer cómo Clay ordena esa información desde la raíz.

Descubre cómo funciona Clay